5 questions à Axel LEBEC, Responsable du pôle dématérialisation chez Vecteur Plus

Pourquoi avoir créé la solution DEMAT’Plus ?

L’annonce de l’échéance « dématérialisation 2012 » a créé un réel bouleversement dans les entreprises françaises. DEMAT’Plus permet dès à présent aux entreprises de rationnaliser les échanges entre les intervenants. La phase de réponse est structurée, les coûts et temps de traitement sont réduits, nos clients peuvent ainsi se préparer tranquillement à la dématérialisation. Grâce au Workflow, ils peuvent également répondre par voie papier.

Qu’entendez-vous par Workflow Vecteur Plus ?

Lorsqu’une entreprise répond aux marchés Publics un processus de réponses aux Appels d’offres est généralement défini en interne. Chaque entreprise à son mode de fonctionnement et sa répartition des tâches. Le Workflow proposé dans la solution DEMAT’Plus n’est autre que la réplique des processus de réponse aux Marchés Publics ou peut justifier de la création de nouveaux circuits si nécessaire. Il est accessible via une application web sécurisée et accessible en ligne. Le Workflow est un outil collaboratif mis à la disposition des intervenants pour optimiser le processus de réponse aux appels d’offres.

Quelles sont les étapes gérées par le Workflow DEMAT’Plus ?

Nous avons opté pour une solution fonctionnelle et intuitive dans le respect du fonctionnement des entreprises. Le Workflow DEMAT’Plus se décompose en plusieurs étapes :

• La création des modèles de circuits : nos équipes réalisent un audit des besoins avec l’entreprise. Nous concevons ensuite en collaboration le(s) circuit(s) reprenant les modèles déjà existants ou non au sein de l’entreprise. La terminologie ou langage utilisée par l’entreprise est respectée.
• Le lancement d’un circuit : le responsable de Marché définit le circuit de réponse adapté à l’appel d’offres et lance le processus de réponse sélectionné. Il pilotera le processus de réponse jusqu’à la constitution finale dossier.
•  L’attribution et la réalisation des tâches : un circuit est composé d’étapes comprenant chacune une ou plusieurs tâches affectées à des intervenants. Ils sont informés par email par le responsable de Marché et connaissent ainsi avec précision le type de tâche à effectuer et le calendrier des délais à respecter, ce qui sécurise le processus.
• L’accès à la bibliothèque numérique : constitué de l’ensemble des documents récurrents aux réponses et propres à l’entreprise (ex. extrait Kbis, délégations de pouvoirs, documents commerciaux …). Chaque intervenant selon les droits d’accès qui lui ont été accordés peut aller récupérer ces pièces dans la bibliothèque pour remplir sa tâche et finaliser rapidement la mission qui lui a été confiée.
• Une fois l’ensemble des pièces ajoutées au dossier de réponse, le responsable de marché valide l’ensemble des documents ajoutés par les intervenants. Le dossier de réponse est prêt, il peut être imprimé pour une réponse papier ou bien transmis par ZIP d’un simple clic pour une réponse dématérialisée.

Ainsi le Workflow DEMAT’Plus permet bien de répondre soit par voie papier soit par voie électronique ?

Exactement. Outre le choix de la réponse, le Workflow DEMAT’Plus permet de simplifier considérablement les procédures et d’optimiser la gestion des données.

Quels sont les autres avantages du Workflow DEMAT’Plus ?

Un accès mutualisé et sécurisé : l’entreprise accède directement et de manière sécurisée aux plates-formes et aux DCE dématérialisés ce qui représente une véritable aide à la décision. Aucune installation de logiciel n’est requise.

Un outil collaboratif pertinent
Lorsque l’entreprise décide de répondre à l’appel d’offres, le Workflow permet à l’ensemble des intervenants de concentrer leurs informations sur un support unique. Le responsable de marché connaît en temps réel l’état d’avancement de la constitution du dossier de réponse du marché. Il suit le traitement de chaque étape par les intervenants.

Plus de réactivité dans la réponse
La bibliothèque numérique centralise tous les documents utiles à la réponse, l’information circule rapidement entre les acteurs et en toute sécurité. L’entreprise réalise des économies considérables en réduisant les coûts de transactions.

Une optimisation de la réponse
L'entreprise gagne du temps pour répondre à ses marchés par l'amélioration du processus de réponse grâce au workflow.

Prêt à remporter de nouveaux Marchés ?

Pour en savoir plus sur l'offre DEMAT'Plus et connaître les bénéfices, téléchargez notre fiche produit DEMAT'Plus.